Ивент-менеджер отдела корпоративных мероприятий

Ивент – менеджер мероприятий в отеле отвечает за организацию, координацию и контроль проведения различных событий — от корпоративных встреч конференций до свадеб, банкетов и развлекательных программ.

Условия:

- Зарплата (оклад + премии/ KPI/ %) Оклад 86 200 р до вычета налога + бонусы в среднем от 40000 до 70000р до вычета НДФЛ по итогам выполнения плана продаж;
- График работы на месте работодателя с полной занятостью (гибрид/удаленно НЕТ) - 5/2 со смещением выходных на воскресенье и понедельник;

• Официальное оформление по ТК РФ.

Основные обязанности:

1. Планирование и подготовка мероприятий

• сбор и уточнение требований клиента (формат, количество гостей, бюджет, тайминг и т. д.);
• разработка концепции и программы мероприятия с учётом пожеланий заказчика и возможностей отеля;
• составление детального плана-графика (расписания) мероприятия;
• корректировка смет и согласование бюджета с клиентом

2. Взаимодействие с клиентами и партнёрами

• ведение переговоров, заключение договоров и соглашений;
• сопровождение клиента на этапах: от получения подписанного договора от менеджера активных продаж до завершения события;
• координация работы с внешними подрядчиками (кейтеринг, декор, техника, артисты, фотографы и т. д.).

3. Координация внутренних служб отеля

• взаимодействие с отделом бронирования (предоставления согласованного с заказчиком руминга размещения гостей и контроль внесения в программу Fidelio)
• согласование меню и организация питания (рестораны, банкетные залы, кейтеринг)
• обеспечение технической поддержки (аудиовизуальное оборудование, Wi‑Fi, освещение, микрофоны и т. п.);
• привлечение служб безопасности, территории и др. при необходимости
• организация трансфера для участников мероприятия.

4. Организация пространства и логистики

• подбор и подготовка площадок (конференц‑залы, банкетные залы, открытые террасы, зоны отдыха и т. д.);
• контроль расстановки мебели, декора и оборудования согласно плану;
• контроль оформления и зонирования пространства;
• обеспечение навигации и указателей для гостей.

5. Координация в день мероприятия

• общий контроль за ходом события согласно утверждённому таймингу;
• оперативное решение возникающих вопросов и форс‑мажоров;
• координация работы персонала (официантов, техников, аниматоров, волонтёров и т. д.);
• поддержание связи с клиентом и информирование о ходе мероприятия;
• контроль соблюдения стандартов сервиса и безопасности.

6. Завершение и отчётность

• организация демонтажа и уборки площадок после мероприятия;
• сбор обратной связи от клиента и гостей;
• подготовка итогового отчёта (финансового и содержательного);
• формирование архива мероприятия (фото, видео, отзывы, документы);
• анализ результатов и предложение улучшений для будущих событий.

7. Дополнительные задачи

• участие в продвижении услуг отеля по организации мероприятий (подготовка промоматериалов, кейсов, участие в выставках);
• мониторинг трендов индустрии событий и внедрение новых форматов;
• обучение и инструктаж персонала, задействованного в обслуживании мероприятий.

Требования:

• Высшее образование желательно
• Опыт работы в аналогичной должности приветствуется, но рассматриваем кандидатов из смежных областей
• Желателен опыт работы в гостиничной сфере или организации мероприятий

• Грамотная речь и деловой этикет;

Ключевые навыки и качества:

• организаторские способности и внимание к деталям;
• коммуникабельность и стрессоустойчивость;
• знание стандартов гостиничного сервиса и event‑менеджмента;
• владение программами MS Excel, Bitrix24 и Fidelio приветствуются
• гибкость и способность быстро принимать решения.