Специалист по сопровождению проектов (администратор) в IT-компанию

Полианалитика — аккредитованная российская IT-компания, системный интегратор и разработчик решений в сфере Data Management. Мы внедряем масштабные аналитические системы и BI-решения на базе отечественной платформы Visiology, помогая крупному бизнесу и госсектору (среди наших клиентов — Минздрав РФ, Русская медная компания, Россети и др.) переходить к управлению на основе данных.

В связи с активным ростом проектов и расширением коммерческого блока мы ищем внимательного, системного и проактивного Администратора отдела продаж, который возьмет на себя сопровождение сделок, координацию документооборота и операционную поддержку команды.

Чем предстоит заниматься:

• Сопровождать сделки и документооборот:
  • Подготавливать, согласовывать и контролировать подписание договоров, дополнительных соглашений, доверенностей и официальных писем.
  • Вести электронный документооборот (ЭДО), контролировать возврат подписанных оригиналов документов от заказчиков и партнеров.
  • Формировать счета, акты и закрывающие документы по проектам, взаимодействовать с бухгалтерией по оплатам и актам сверки.
• Поддерживать пресейл и продажи:
  • Помогать менеджерам и руководству в подготовке коммерческих предложений (КП), технических заданий (ТЗ) и презентационных материалов.
  • Участвовать в подготовке пакетов документов для коммерческих конкурсов и тендеров (в т.ч. по 44-ФЗ и 223-ФЗ).
  • Осуществлять закупки партнерских лицензий (Visiology и др.) и сертификатов технической поддержки.
  • Взаимодействовать с субподрядными организациями по договорам и закрывающим документам.
• Вести учет и отчетность:
  • Вести сделки и базу контрагентов в CRM, контролировать полноту данных.
  • Вести внутренние реестры (договоры, закрывающие документы, счета-фактуры, соглашения о конфиденциальности NDA, план платежей).
  • Формировать регулярные отчеты по отгрузкам и приходам отдела (ежеквартально и по запросу).
  • Создавать карточки проектов во внутренних системах учета компании.
• Организовывать коммуникацию и проектные процессы:
  • Участвовать в еженедельных совещаниях по IT-проектам, вести протоколы встреч и фиксировать ключевые договоренности (follow-up).
  • Помогать в организации выставок, бизнес-встреч и клиентских показов.
• Решать сопутствующие операционные задачи:
  • Оформлять авансовые отчеты по представительским и командировочным расходам.
  • Вести учет и утверждать табели учета рабочего времени по отделу.
  • Поддерживать комфортную жизнедеятельность офиса (заказ канцелярии, воды, взаимодействие с БЦ и курьерскими службами, заказ пропусков).

Что для нас важно:

• Опыт работы в IT-компании, системном интеграторе или проектной организации в роли администратора/координатора отдела продаж, ассистента проектов, специалиста по документообороту или тендерного специалиста от 1,5–2 лет.
• Уверенное понимание проектного документооборота в IT: структуры договоров, этапов согласования, актирования, закрывающих документов и работы с ЭДО.
• Базовое понимание этапов тендерных процедур и закупок (44-ФЗ / 223-ФЗ) и коммерческих конкурсов.
• Опыт работы с CRM-системами, 1С, офисными пакетами (Word, Excel) и таск-трекерами (Jira / Битрикс24 — как плюс).
• Высокий уровень внимательности к деталям, грамотная устная и письменная речь, структурное мышление.
• Умение работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты.
• Высшее образование.

Что мы предлагаем:

• Стабильность: официальное оформление по ТК РФ в аккредитованной IT-компании с первого дня, «белая» и своевременная заработная плата.
• Достойный доход: уровень заработной платы обсуждается индивидуально с успешным кандидатом по результатам собеседования.
• Удобный формат и график: 5/2 с 09:00 до 18:00, офисный формат работы (возможно изменение формата и графика по согласованию с руководителем).
• Комфортная локация: современный офис в пешей доступности от ст. м. Профсоюзная, бесплатная парковка рядом со зданием.
• Оснащение: современный корпоративный ноутбук, необходимые доступы и лицензии, оплата корпоративной мобильной связи.
• Команда и культура: дружный, поддерживающий коллектив (средний возраст — 30 лет), открытое и адекватное руководство, минимум избыточной бюрократии.
• Развитие: реальная возможность развиваться в сфере Business Intelligence и Enterprise-аналитики данных, регулярное участие в масштабных проектах и перспективы карьерного роста.