Персональный (семейный) ассистент

Требуется Личный Ассистент. График 5/2 без проживания. Офис расположен в районе м. Новогиреево.

Условия:

• Заработная плата: от 200 000 рублей в месяц на руки (после вычета НДФЛ).
• Оформление: по Трудовому кодексу РФ (бессрочный трудовой договор), полная занятость.
• График: 5/2, 09:00–18:00.
• Место работы: Метро Новогиреево. Гибрида нет, работа исключительно в офисе с выездами по необходимости.
• Командировки: возможны по России и за рубеж (длительность и частота — по согласованию, с оформлением по ТК РФ, покрытием командировочных расходов).
• Испытательный срок: 3 месяца.
• Соцпакет: оплачиваемые больничные и отпуска по ТК РФ, компенсация мобильной связи, оплата такси и проездов, оплачиваемые обеды.

Требования:

• Опыт работы личным помощником/ассистентом руководителя или бизнес-ассистентом от 2–3 лет (желательно в строительстве или смежных отраслях).
• Высокий уровень самоорганизации, умение работать в режиме многозадачности и срочных поручений, стрессоустойчивость.
• Системное мышление: способность структурировать хаос, выделять главное, готовить выводы и рекомендации, а не просто «пересылать письма».
• Уверенное владение инструментами: календарь (Google/Outlook), таск-трекеры (Trello, Notion, Битрикс24, YouTrack), Excel/Google Sheets (сводные, ВПР/XLOOKUP, графики), PowerPoint/Google Slides, облачные диски, ЭДО.
• Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки, умение кратко и понятно доносить суть.
• Английский язык — не ниже уровня B2 (Upper-Intermediate): уверенное чтение и понимание деловой переписки, спецификаций, условий контрактов; умение вести базовую переписку на английском; способность быстро вычленять ключевые пункты из англоязычных документов и переводить их в краткие тезисы на русском.
• Готовность к командировкам (в том числе международным) и оперативному планированию поездок «под ключ»
• Понимание базовых процессов строительной компании (этапы СМР, сроки, подрядчики, сметы, закрывающие документы) — будет плюсом.
• Готовность к ненормированным задачам и оперативной реакции в рабочее время; соблюдение конфиденциальности.

Обязанности (75% бизнес, 25% семья):

Бизнес-задачи (75%):

• Управление календарём и встречами: синхронизация с руководителями подразделений и внешними контрагентами, подготовка к встречам (сбор материалов, повестки, чек-листов), фиксация решений и контроль исполнения поручений (в том числе в рамках командировок).
• Координация внутренних процессов: постановка и контроль задач руководителям направлений (финансы, стройка, закупки, HR), эскалация «красных зон», формирование еженедельных отчётов по статусам ключевых проектов.
• Подготовка аналитических материалов: сбор данных от подразделений, структурирование в понятные справки/презентации
• Работа с англоязычными материалами: перевод и адаптация коротких писем, выжимка сути из англоязычных статей/отчётов, подготовка кратких резюме на русском по материалам на английском, проверка терминологии в двуязычных шаблонах.
• Договорная и документационная поддержка
• Взаимодействие с подрядчиками и поставщиками
• Операционные поручения собственника
• Поддержка в тендерах и закупках (по необходимости): сбор исходных данных, контроль сроков, формирование сводных таблиц по КП, подготовка материалов для принятия решений.
• Контроль документооборота и архива: настройка и поддержание порядка в папках/системах (Google Drive, Яндекс Диск, 1С-Документооборот и пр.), контроль сроков хранения, быстрый поиск документов по запросу.

Семейные задачи (25%):

• Организация личного контура собственника и семьи: бронирование билетов, отелей, трансферов (в том числе международных), запись к врачам/на услуги, координация расписания членов семьи (если требуется), в том числе в рамках поездок и командировок.
• Бытовые и сервисные поручения: заказ подарков, цветов, продуктов, организация доставок, поиск и контроль подрядчиков (ремонт, клининг, переезд и пр.) с фиксацией сроков и бюджета.
• Планирование семейных мероприятий и поездок: подбор локаций, составление таймингов, бронирование (в т.ч. за рубежом), подготовка чек-листов и сценариев, контроль подрядчиков.
• Работа с личными финансами и подписками (в пределах согласованного регламента): контроль сроков оплат, напоминания, сбор квитанций, подготовка справок/выписок при необходимости.