Руководитель администраторов ресепшена (старший администратор)

Мы — многопрофильная ветеринарная клиника с собственным стационаром, диагностическим и хирургическим отделениями. Наша цель — высокий уровень сервиса и заботы о каждом пациенте и его владельце. Сейчас мы ищем сильного, системного и эмпатичного Руководителя/Старшего администратора, который возьмет под крыло нашу службу заботы о клиентах (ресепшен и колл-центр) и станет правой рукой главного врача/управляющего.

Что вам предстоит делать:

• Управление командой: Координация работы администраторов на ресепшене и операторов колл-центра. Вы — дирижер этого оркестра
• Координация администраторов, распределение обязанностей и контроль качества работы; встреча клиентов и сопровождение на всех этапах обращения в клинику; запись пациентов на приемы, консультации, процедуры и операции
• Разработка и соблюдение стандартов работы ресепшена и колл-центра
• Клиентский сервис: Контроль качества обслуживания, работа с обратной связью, разрешение нестандартных и конфликтных ситуаций, поддержание атмосферы заботы и профессионализма
• Графики и дисциплина: Составление и оптимизация графиков сменности, учет отпусков и больничных, контроль выхода на работу и соблюдения стандартов внешнего вида
• Финансы и касса: Контроль кассовой дисциплины, сверка итогов, работа с дебиторской задолженностью (контроль оплат, напоминания клиентам), ведение финансовой отчетности
• Документооборот: Контроль за правильностью ведения медицинской и финансовой документации, договоров, согласий и т.п.
• Участвовать в подборе и адаптации новых администраторов: вводное обучение и адаптация: Наставничество для новичков, проведение тренингов по стандартам сервиса, скриптам звонков и работе в CRM, контроль знаний команды
• Контроль качества: Прослушивание звонков, оценка диалогов с клиентами, внедрение улучшений в работу колл-центра. Отслеживать удовлетворенность клиентов, собирать и анализировать отзывы, предложения по улучшению сервиса
• Подготовка отчетности по работе подразделения;
• Взаимодействие с ветеринарными врачами и руководством клиники

Кого мы ищем:

• Опыт работы старшим администратором в ветеринарной клинике, медицинском центре или сервисной компании с фронт-офисом и колл-центром (от 2-4 лет)
• Опыт управления командой администраторов и операторов.
• Лидерские качества: Умение ставить задачи, мотивировать, требовать и при этом поддерживать команду в стрессовых ситуациях
• Отличные коммуникативные навыки, грамотная речь, умение вести переговоры и гасить конфликты
• Высокий уровень самоорганизации, ответственности и клиентоориентированности
• Уверенная работа с кассовой дисциплиной, терминалом, базовыми отчётами по смене
• Уверенное владение ПК: MS Office, CRM, Манго-телефонией.
• Любовь к животным и понимание специфики ветеринарного сервиса будет преимуществом

Условия

• Работа в стабильной, развивающейся клинике с современным оборудованием и сильным врачебным составом
• Оформление по ТК РФ
• Конкурентный уровень дохода: оклад + премия за результаты работы ресепшена/колл-центра. Уровень обсуждается индивидуально с каждым кандидатом
• График работы 5/2 с 10-00 до 18-00 с возможностью подключения к решению сложных вопросов. Клиника работает круглосуточно
• Обучение и профессиональное развитие: внутренние тренинги, внешнее обучение для администраторов ветклиник
• Дружная команда, поддержка руководства, понятные процессы и адекватная нагрузка
• Оплачиваемое питание в офисе (50%)
• Полис ДМС
• Лечение своих питомцев по специальной цене

Как откликнуться

Если вам интересно управлять сервисом, командой и процессами на ресепшене и в колл-центре ветеринарной клиники — отправьте резюме.

В сопроводительном письме можете кратко расскажите:

• какой у вас опыт работы старшим администратором (клиника, сфера, размер команды)
• с какими задачами вы справлялись лучше всего (касса, долги, обучение, графики, конфликты).

Мы будем рады познакомиться с вами!