Личный ассистент руководителя

Ищем ассистента для предпринимателя, у которого одновременно несколько бизнесов и проектов в разных сферах. Задач много, контекстов ещё больше, а время одно на всех

При этом важны не только бизнес-результаты. В приоритетах здоровье, семья и путешествия, и бизнес не должен их вытеснять. Ассистент нужен, чтобы держать этот баланс в реальной жизни, а не на бумаге

Зачем нужен ассистент:

Стать «второй головой»: держать в фокусе все проекты и личные дела, снимать рутину и следить, чтобы важное не терялось за срочным.

👉 Важно: это не секретарь «на подхвате». Нужен человек, который думает на шаг вперёд: сам замечает, что пора записаться на чекап, продлить визу или выбрать подарок, и приходит уже с готовыми вариантами

Что предстоит делать:

Время и календарь:

• Вести единый календарь по всем личным делам
• Фильтровать входящие запросы, согласовывать, переносить и отменять встречи

Здоровье:

• Записывать к врачам и на обследования, следить за графиком плановых чекапов
• Организовывать тренировки, процедуры и восстановление и защищать это время в календаре
• Держать в порядке медицинские документы и результаты анализов
• Организовывать доставку питания и всё, что помогает соблюдать режим

Путешествия:

• Планировать поездки под ключ: перелёты, отели, трансферы, маршруты, рестораны и активности
• Следить за паспортами, визами, страховками и сроками их действия
• Совмещать деловые поездки с отдыхом, где это возможно
• Быть на связи во время поездки и быстро решать, если что-то пошло не по плану

Семья и личное:

• Помнить о важных датах (дни рождения, годовщины, семейные события) и заранее готовить подарки и сюрпризы
• Помогать организовывать семейный отдых и праздники
• Решать бытовые вопросы: дом, сервисы, ремонт, доставки, подписки, счета
• Находить нужных людей и сервисы: от репетитора до мастера

Система:

• Выстроить и поддерживать понятную систему задач, контактов, документов и предпочтений
• Использовать AI-инструменты и автоматизации, чтобы рутина делалась быстрее
• Раз в неделю присылать короткий обзор: что сделано, что в работе, что требует решения

Требования:

Обязательные:

• Опыт работы личным ассистентом или ассистентом руководителя минимум от 1.5 года
• Сильные организационные навыки: календарь, приоритеты, контроль сроков
• Опыт организации поездок: перелёты, отели, визы, сложные маршруты
• Грамотная письменная речь на русском, английский от B2
• Уверенная работа с Google Workspace и таск-менеджерами (Notion, Todoist, ClickUp или аналоги)
• Активное использование AI-инструментов в работе
• Конфиденциальность и готовность подписать NDA

Будут плюсом:

• Опыт работы с собственником бизнеса или в family office
• Опыт настройки автоматизаций (Make, Zapier, n8n)
• Опыт организации мероприятий
• Ещё один иностранный язык

Кого ищем:

• Проактивного человека, который не ждёт задач, а предлагает решения
• Того, кто держит в голове много контекстов и ничего не теряет
• Спокойного и надёжного: в стрессовой ситуации решает, а не паникует
• Деликатного: задачи касаются семьи и здоровья, поэтому важно уважать личные границы
• Того, кто понимает, почему тренировка в календаре так же важна, как встреча с партнёром
• Человека, с которым легко: открытая коммуникация и нормальное чувство юмора 🙂

Условия:

• Full-time, удалённо
• Понятные правила: что считается срочным и когда нужно быть на связи
• Зарплата — от 700$ до 1000$ в месяц, обсуждается по итогам интервью
• Прямая работа с предпринимателем и вовлечённость в разные проекты и сферы